En este artículo, voy a mostrarles cómo y por qué obtuvimos la aceptación del liderazgo, construimos el mejor equipo para trabajar en el proyecto y realizamos algunos ejercicios clave para asegurarnos de que elegimos la mejor solución para nuestras necesidades.
Recientemente, nuestro equipo cambió los sistemas CRM. Después de varios otros cambios de software en el pasado, queríamos hacer las cosas de manera diferente esta vez. A continuación, se detallan las principales cosas que debe saber si va a cambiar de un sistema de software existente:
Compromiso y confianza del liderazgo
Cuando comenzamos el proceso de toma de decisiones, queríamos asegurarnos de que nuestro equipo de liderazgo entendiera plenamente por qué queríamos hacer estos cambios y obtener su pleno apoyo. Diré que, con este cambio de software, no fue difícil plantear ese caso.
Estuvieron completamente de acuerdo en que los cambios debían tener lugar, pero por supuesto sabemos que no siempre es así. En ese caso, es necesario tener puntos clave sobre por qué su solución actual no apoya a su empresa en su conjunto.
Tienes que ser capaz de articular cómo está afectando negativamente a tu equipo, tus procesos, tus clientes, etc. Una vez que tienes su aceptación y comprensión, la segunda parte es conseguir su confianza.
Necesitan confiar plenamente y apoyar al equipo que hará la debida diligencia para elegir el software que sea la mejor solución para la empresa. Una vez que se tienen ambos, entonces se pasa a la siguiente fase.
Establecer un equipo multifuncional
La siguiente fase es desarrollar el equipo del proyecto. Necesita que participen individuos de todas las áreas de su empresa para asegurar que el sistema satisfaga las necesidades de toda la empresa, no sólo de un departamento. Incluso si usted está eligiendo un nuevo software de impuestos, usted quiere asegurarse de que tiene la representación de la auditoría, administrativa, liderazgo, etc. Para nuestro equipo de CRM, contamos con gente de nuestro equipo de desarrollo de negocios, gerentes de proyectos, administradores, facturación y un accionista.
Con este equipo interfuncional, discutimos la funcionalidad y escuchamos a todas las áreas de nuestra empresa para asegurarnos de que las necesidades de todos fueran atendidas. Si sólo tuviéramos el equipo de desarrollo de negocios trabajando en esto, se habría centrado únicamente en lo que necesitábamos desde una perspectiva de ventas y marketing.
No habríamos captado lo que nuestros directores de proyecto necesitaban para ofrecer el mejor servicio al cliente, lo que nuestros consultores necesitaban para asegurarse de que podían mantenerse al día con sus clientes o cómo los miembros de nuestro equipo administrativo y contable iban a acceder a la información relevante. Una vez que el equipo interfuncional se estableció, pasamos al paso final antes de buscar la solución.
Defina sus necesidades firmes
Con ese equipo multifuncional, trabajamos a través de tres ejercicios distintos que contribuyeron a que éste fuera el cambio de software más exitoso de nuestra historia. Estos ejercicios nos ayudaron a comprender qué es exactamente lo que buscábamos en una solución CRM y cuáles eran las necesidades de nuestra empresa.
1. Comenzamos con una Carta de Proyecto para definir:
- El propósito
- El problema que estamos tratando de resolver (nuestro «¿Por qué?»)
- Cómo resolveremos ese problema
- Medidas de éxito
- El alcance: dónde comienza y termina el proyecto
2. Después de la Carta del Proyecto , pasamos a trabajar a través de nuestro Creador de Valores 10x. Aquí es donde realmente empezamos a averiguar qué recursos se necesitarían para completar el proyecto y qué otros proyectos podrían utilizar algunos de los mismos recursos.
Trabajando con ellos, fuimos capaces de navegar por los conflictos internos que pudieran surgir antes de que empezaran. El Creador de Valor 10x también nos hizo empezar a trabajar a través de nuestros criterios de éxito y nuestros límites para lograr esos criterios.
¿Qué resultados queríamos ver para saber que el proyecto había tenido éxito? ¿Qué nos impediría alcanzarlos?
3. El ejercicio final fue el Evaluador de Soluciones . Este fue el documento más importante y no habría sido tan útil sin un equipo interfuncional que trabajara en los dos primeros ejercicios.
Llenamos este documento con nuestros pensamientos y resultados finales y lo usamos para determinar con qué proveedores de soluciones queríamos seguir adelante. Incluso les dimos una copia de nuestro Evaluador de Soluciones para que pudieran personalizar sus demostraciones/presentaciones a nuestros problemas de botones calientes. Este Evaluador de Soluciones les permitió saber cuáles eran nuestros propósitos, lo que queríamos seguir haciendo, dejar de hacer y empezar a hacer con este nuevo sistema.
Quizás lo más importante es que les decía cuáles eran nuestros criterios de éxito y quiénes eran las audiencias clave de nuestro equipo (es decir, consultores, directores de proyectos, ventas, etc.). Dejamos saber a los proveedores de soluciones lo que cada público quería, cómo era el éxito para ellos y qué información o medidas esperábamos ver.
A lo largo de las demostraciones, los proveedores de soluciones pudieron hablar sobre cada una de ellas y mostrarnos cómo su solución apoyaba esas necesidades y mediciones. Mientras que este proceso puede parecer que lleva más tiempo del que se espera, la diligencia debida fue realmente lo que hizo de este el cambio de software más exitoso en la historia de nuestra empresa.
Para cuando hicimos la selección final, todo nuestro equipo se preguntaba cuándo se pondría en marcha y cuándo podrían empezar a entrenar. Los habíamos mantenido informados durante todo el proyecto, y había tanta emoción y alivio cuando se eligió la solución que estaban listos para empezar.
Conclusión
De nuevo, asegúrense de tener el equipo de liderazgo a bordo desde el principio. Asegúrese de que tiene representantes de todas las áreas en su equipo mientras comienza a pasar por el proceso y utilice herramientas clave que realmente ayudarán a su equipo a centrarse en las prioridades/necesidades más importantes del software.
Una vez que los haya identificado, comuníquelos a los proveedores de soluciones de antemano para que pueda descubrir cómo planean satisfacer sus necesidades. Esto agilizará la toma de decisiones sobre el software y evitará que seleccione una solución que, en última instancia, no sea la adecuada.
El original apareció en el blog de Boomer Consulting .
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