En 2017, el Tribunal Fiscal dictaminó que una petición presentada a través de Stamps.com se consideraba que tenía un matasellos oportuno, aunque no fuera generado por el USPS. Sin embargo, debajo de la superficie de este fallo, hay un cuento con moraleja. Como regla general, la mayoría de los documentos fiscales se consideran presentados en la fecha de envío de acuerdo con el Código de Rentas Internas (IRC), Sección 7502 y sus regulaciones relacionadas. Concretamente, el artículo 7502 dispone que «si se recibe cualquier declaración, reclamación, extracto u otro documento que deba presentarse» después de la fecha prescrita en una disposición de la ley, entonces «la fecha del «matasellos» de los Estados Unidos de los artículos enviados «se considerará la fecha de entrega». Además, el artículo 7502 a) 2) establece que la norma del matasellos se aplica a las fechas prescritas para la presentación «incluida cualquier prórroga concedida para dicha presentación».
Cabe señalar que el artículo 7502 sólo se aplica a las declaraciones y otros documentos que «deben ser presentados». Por lo tanto, uno debe ser cauteloso al confiar en la Sección 7502 para proteger una presentación oportuna en casos como elecciones especiales no presentadas con una declaración de impuestos, declaraciones enmendadas de saldos adeudados, documentos del debido proceso de cobro y otros documentos del IRS que «no se requiere presentar». Sin embargo, la Sección 7502 se aplicaría a una declaración enmendada que incluyera una reclamación de reembolso porque los contribuyentes están obligados, en virtud de las leyes de Hacienda, a presentar una reclamación en esos casos si quieren recibir realmente el reembolso.
Volvamos al caso: Un abogado debía presentar una petición al Tribunal Fiscal el 22 de abril de 2015 o antes. Se compró el franqueo, y se imprimió una etiqueta de correo certificado usando Stamps.com el 21 de abril de 2015. El abogado alegó que un miembro de su personal entregó la petición al USPS el 21 de abril de 2015, un día antes del último día de envío (por lo tanto, la presentación).
El tribunal recibió la petición el miércoles 29 de abril de 2015. El sobre en el que se envió la petición llevaba un número de seguimiento de 20 dígitos del USPS Certified Mail. No tenía un «matasellos» del USPS, pero tenía un «matasellos» de Stamps.com, un proveedor de servicios de correo en línea. La etiqueta tenía el franqueo correcto de 7,82 dólares, la dirección correcta del Tribunal Fiscal, el número de seguimiento del Correo Certificado al que se hace referencia anteriormente y la fecha «042115» que refleja la fecha en que se creó la etiqueta, que era un día antes del último día para presentar la petición a tiempo. La asistente administrativa del bufete, Katelynn Marshall, declaró bajo pena de perjurio que el 21 de abril creó la etiqueta de Stamps.com con el franqueo correcto de 7,82 dólares.
En este punto, las cosas comenzaron a ponerse problemáticas. La Oficina de Correos de los Estados Unidos mantiene un sistema de seguimiento en línea que permite a los clientes seguir el progreso del Correo Certificado. La primera entrada en ese sistema muestra que la petición del tribunal fiscal llegó a una instalación del USPS de Salt Lake City con el código postal 84199 a las 5:39 p.m. el 23 de abril de 2015. Esa es una instalación diferente de la que la Sra. Marshall envió la petición. Peor aún, es un día después de la fecha límite de presentación de la petición del Tribunal Fiscal.
Otras entradas en el sistema de rastreo del USPS muestran que la petición salió de las instalaciones con el código postal 84199 a las 6:57 p.m. el 23 de abril de 2015 y fue entregada al Tribunal Fiscal a las 11:02 a.m. el 29 de abril de 2015. Estos plazos resultaron ser un elemento crítico en la decisión del Tribunal Fiscal a favor del contribuyente.
Cuando un contribuyente envía una petición al Tribunal Fiscal por correo de los Estados Unidos, la Sección 7502 del Código de Rentas Internas establece que el envío por correo oportuno es oportuno. Cuando el tribunal recibe la petición después del plazo de presentación de 90 días, la fecha del matasellos de los Estados Unidos estampado en el sobre en el que se envía la petición «se considerará como la fecha de entrega» (IRC Sección 7502(a)(1)). Cuando el matasellos del sobre no sea hecho por el Servicio Postal de los Estados Unidos, las reglamentaciones prevén:
- El matasellos debe llevar una fecha legible en o antes de la última fecha prescrita para la presentación del documento
- El documento debe ser recibido por el organismo o el funcionario ante el que debe presentarse «a más tardar en el momento en que un documento contenido en un sobre con la dirección adecuada, enviado por correo y enviado por la misma clase de correo, se recibiría normalmente si el Servicio Postal de los Estados Unidos lo matasellara en el mismo punto de origen en el último día prescrito para su presentación».
Los reglamentos establecen además que si el contribuyente cumple el primero de los requisitos mencionados, pero no el segundo, el documento se considerará no presentado a tiempo, a menos que el contribuyente demuestre todo lo siguiente:
1) Que el documento fue efectivamente depositado en el correo desde el lugar de depósito que tenía el matasellos del Servicio Postal de los Estados Unidos en el último día prescrito para la presentación del documento o antes.
2) El retraso en la recepción del documento se debió a una demora en la transmisión del correo de los Estados Unidos.
3) La causa del retraso.
En el caso que nos ocupa, los Pearson pudieron probar los tres requisitos anteriores y el tribunal dictaminó que su petición al Tribunal Fiscal se había presentado a tiempo.
La marea se volvió a favor del contribuyente cuando los abogados del IRS se pusieron en contacto con un especialista del Servicio Postal de los Estados Unidos en relación con las cuestiones de tiempo que presentaba el caso. El especialista aconsejó al abogado del IRS que «era altamente improbable que el correo entrara en el P&DC [Centro de Procesamiento y Distribución de Salt Lake] en el 421 y se sentara durante dos días antes de ser procesado».
Sin embargo, en base a los «datos logísticos y el tiempo de procesamiento de este correo certificado» del USPS, el especialista aconsejó al abogado del IRS que «es la creencia de nuestra Oficina de Apoyo a las Operaciones del P&DC de Salt Lake que el correo en cuestión fue depositado muy probablemente entre las 4:30 y las 6:10 p.m. del 422».
El 22 de abril fue el último día para que la petición fuera presentada a tiempo, pero un día después del «matasellos» de Stamps.com en la carta certificada. El 22 de abril es también un día después de que la Sra. Marshall testificara que la depositó en el correo de los Estados Unidos.
No obstante, el 22 de abril de 2015 se cumplió el plazo de 90 días para la presentación oportuna de la petición. Por lo tanto, el abogado del IRS concedió el caso, y el Tribunal Fiscal anotó la decisión en el registro a favor de los contribuyentes. Cabe señalar que la decisión anterior sólo decidió la cuestión de la presentación oportuna de la petición del Tribunal Fiscal. Los contribuyentes todavía tenían que proceder a otro Tribunal Fiscal para adjudicar la cuestión subyacente que requería la petición en primer lugar.
Aunque los contribuyentes prevalecieron en este caso, su victoria fue por el más estrecho de los márgenes.
El uso de un servicio como Stamps.com o un medidor de correo privado puede ser una forma conveniente y eficiente de manejar el correo saliente. Sin embargo, a pesar de que la decisión en este caso fue a favor del contribuyente, una mirada de cerca a los hechos subyacentes indica que hay motivos de preocupación cuando se utilizan servicios distintos del USPS para franquear documentos fiscales en los que el tiempo es un factor crítico.
El contribuyente y el profesional deben tener presente que si hay un fallo o retraso en la entrega, sin que haya un matasellos del Servicio Postal de los Estados Unidos, la carga de la prueba recae en el remitente para demostrar que el documento fue enviado a tiempo. Los contribuyentes en Pearson v. Commissioner pudieron cumplir con esta carga.
Sin embargo, plantea la pregunta: ¿Quién quiere tener que pasar por todo esto cuando existe una alternativa fácil y segura en forma de Correo Certificado del USPS? En la opinión y experiencia del autor, esta es la única manera casi a prueba de balas de asegurar la presentación oportuna de los documentos de impuestos de misión crítica.