Ocultar y desocultar filas y columnas son tareas mundanas que muchos usuarios dan por sentado. Sin embargo, a veces tareas simples pueden hacer tropezar a los usuarios de Excel, como desocultar una sola fila o columna dentro de un conjunto oculto. Otros usuarios no conocen los simples comandos de teclado que pueden agilizar el ocultar y desocultar columnas o filas. En este artículo, exploraré estas técnicas y hablaré de dos poderosas alternativas para ocultar y desocultar manualmente filas y columnas. También hablaré de cómo volver a activar un atajo de teclado de Excel que esté desactivado en cualquier sistema operativo posterior a Windows XP.
Ocultando filas y columnas
Exploremos primero los enfoques tradicionales para ocultar filas y columnas. A continuación, sólo explicaré las filas: simplemente sustituyan la palabra Fila por Columna en cualquier comando del menú que describa si quieren ocultar o desocultar columnas. Primero, selecciona la fila o filas que deseas ocultar o desocultar, y luego lleva a cabo estos pasos:
- Excel 2007 y posteriores: En la pestaña Inicio, elige Formato en la sección Celdas de la cinta, y luego elige Ocultar y Desactivar, y luego Ocultar Filas o Desactivar Filas.
- Excel 2003 y anteriores: Elija Formato, Fila y luego Ocultar o Desocultar.
Consejo: Recuerda, para desocultar las filas, debes seleccionar las filas a cada lado del conjunto oculto. Si intentas desocultar filas en la parte superior de la hoja de cálculo, haz clic en la primera fila visible y, a continuación, mueve el ratón hasta la parte superior de la pantalla.
Atajos de teclado
Alternativamente, puedes seleccionar una o varias filas y luego presionar Ctrl-9. Para desocultar filas, presione Ctrl-Mayús- 9. Para las columnas, use Ctrl-0 (eso es un cero) o Ctrl-Shift-0, respectivamente. Sin embargo, hay una trampa con este último atajo. Por defecto, Windows Vista, Windows 7 y Windows 8 usan Ctrl-Shift-0 (cero) como atajo de teclado para cambiar la disposición del teclado. Esto significa que cuando se pasa de Windows XP a una versión más reciente de Windows, Ctrl-Shift-0 ya no funciona en Excel a menos que se cambie una configuración arcana de Windows que se muestra en la Figura 1.
Figura 1: La opción «Switch Keyboard Layout» en Windows Vista y posteriores bloquea Ctrl-Shift-0 para desocultar las columnas en Excel.
Windows 8:
- Haga clic en «Idioma» en el panel de control.
- Haz clic en Configuración avanzada y, a continuación, en el vínculo Teclas de acceso directo de la barra de idioma.
- Haga clic en Cambiar secuencia de teclas, seleccione No asignado en la sección Cambiar disposición del teclado y, a continuación, haga clic en Aceptar según sea necesario.
Windows Vista o Windows 7:
- Haga clic en Región e Idioma en el Panel de Control.
- Elija la pestaña Teclados e idiomas y, a continuación, haga clic en Cambiar teclados.
- Haz clic en la ficha Configuración de teclas avanzada y, a continuación, en Cambiar secuencia de teclas.
- Seleccione No asignado en la sección Cambiar la disposición del teclado y, a continuación, haga clic en Aceptar según sea necesario.
Windows XP:
- No es necesario hacer cambios en el panel de control.
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Desenmascarar selectivamente
A veces puede que quieras desocultar una sola fila o columna. Hay dos maneras de hacerlo:
1. Presione Ctrl-G para mostrar la ventana Ir a, escriba la dirección de una celda en la fila o columna que desea desocultar y luego haga clic en Aceptar, como se muestra en la Figura 2. 2. Lleve a cabo el comando de menú o el atajo de teclado correspondiente para desocultar la fila o la columna. También puede utilizar los comandos del menú para mostrar el cuadro de diálogo Ir a:
- Excel 2007 y posteriores: Elige Buscar y Seleccionar en la pestaña Inicio y luego haz clic en Ir a.
- Excel 2003 y anterior: Elige Editar y luego Ir a.
2. Si no sabes la dirección exacta de la celda que estás buscando, pulsa Ctrl-F para mostrar la ventana de búsqueda y buscar una palabra dentro de la columna o fila oculta. Al igual que con el comando Ir a, Excel seleccionará la celda oculta, que luego podrás desocultar. También puedes usar los comandos del menú para mostrar el cuadro de diálogo Buscar:
- Excel 2007 y posteriores: Elige Buscar y Seleccionar en la pestaña Inicio y luego haz clic en Buscar.
- Excel 2003 y anteriores: Elige Editar y luego Buscar.
Figura 2: El cuadro de diálogo Ir a permite navegar a una celda oculta cuando se necesita desocultar selectivamente una fila o columna.
Grupo Filas o Columnas
La función de grupo de Excel es una alternativa eficaz para ocultar o desocultar manualmente las filas y columnas. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar y luego ejecute este comando:
- Excel 2007 o posterior: Haga clic en el icono de Grupo en la sección Esquema de la cinta de datos.
- Excel 2003 y anteriores: Elija Datos, Grupo y Esquema, y luego Grupo.
Como se muestra en la Figura 3, Excel añade un botón fuera del marco de la hoja de trabajo que puede utilizar para cambiar el estado oculto o visible de las filas o columnas. Para eliminar el agrupamiento, seleccione el grupo y luego emita el correspondiente comando Desagrupar, que es adyacente a los comandos de Grupo descritos anteriormente.
Figura 3: La función de grupo permite expandir o colapsar un conjunto de filas o columnas con un solo clic del ratón.
Vistas personalizadas
Muchos usuarios de Excel pasan por alto la función de Vistas Personalizadas, que entre otras cosas, permite guardar conjuntos de filas o columnas ocultas. Antes de empezar a ocultar filas o columnas, primero crea una vista que muestre toda la hoja de trabajo:
- Excel 2007 y posteriores: Elija Vistas personalizadas en la sección Vistas del libro de trabajo de la cinta Vista. Haz clic en Agregar y luego asigna un nombre, como Todas las columnas. Asegúrese de que estén seleccionadas Fila oculta, Columnas y Configuración de filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Excel 2003 y anteriores: Selecciona View, y luego Custom Views. A partir de ahí, los comandos son los mismos que se describen en Excel 2007.
A continuación, ocultar las filas y/o columnas como se desee, y luego guardar una segunda vista personalizada. Ahora puede alternar entre las vistas según sea necesario. Ejecute el comando Vistas personalizadas, seleccione una vista de la lista y, a continuación, haga clic en Ver.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .